ASSISTANT ADMINISTRATIF / ASSISTANTE ADMINISTRATIVE

Nous recherchons pour notre département Congrès et Manifestations un – une :

Votre mission :

Gérer l’administration du service congrès et manifestations. Assurer le suivi des commandes et des contrats. Garantir l’exactitude des dossiers gérés. Appuyer le responsable Marketing & Evénements et les collaborateurs-trices du service dans le domaine administratif. Assurer l’accueil téléphonique et l’orientation des interlocuteurs. Gérer la documentation par ex : des modèles, des processus. Assurer le suivi des créances et débiteurs. Prendre les PV des séances.

Vos tâches :

• Assurer la gestion administrative du département : PV, réception téléphonique, courrier, gestion des déplacements, boîte outlook congrès
• Créer les documents administratifs: bons de commandes, contrats, factures d’acomptes, rappels
• Créer et suivre les contrats cadre fournisseurs
• Assurer le suivi et la ventilation des factures fournisseurs
• Coordonner le suivi administratif des traiteurs
• Assurer le suivi administratif de la gestion du temps (demandes de congés)
• Garantir l’exactitude des données clients et fournisseurs dans le système de gestion (ERP)
• Superviser, appliquer et mettre à jour les processus liés à la gestion administrative
• Gestion des demandes internes et externes
• Apporter un support aux Event Manager (préparation salle, signalétique, formulaire web, relecture)
• Soutien ponctuel au Marketing (mise à jour de document, suivi invitation clients, kit de bienvenue)
• Participation ponctuelle à divers projets

Votre profil :

• CFC d’employé-e de commerce
• Minimum 5 ans dans une fonction similaire, expérience dans le milieu évènementiel un atout
• Excellente maîtrise des outils MS Office (excel), connaissances du logiciel USI/Momentus un atout
• Connaissances en industrie MICE
• Connaissances de l’allemand (niveau B2) et anglais - autres langues bienvenues
• Gestion des priorités, flexibilité, rigueur, précision, polyvalence, autonomie, entregent, excellente compétence organisationnelle, discrétion et respect de la confidentialité, bonne capacité de communication

Autres informations :

• Lieu de travail : Lausanne
• Type de contrat : CDI à 80%
• Entrée en fonction : 1er juin 2025

Contact :

Cette opportunité vous intéresse ? Postulez avec votre dossier de candidature complet (lettre de motivation, curriculum vitae, certificats de travail, diplômes etc.) en format PDF uniquement via Jobup.