EMPLOYÉ·E D’ADMINISTRATION à 80 %, pour une durée maximale d'une année

Le Service Bâtiments, Gérance et Énergie a pour mission de répondre aux besoins en équipements publics, dont les tâches principales telles que la rénovation, l’entretien et la gestion du parc immobilier communal visent à diminuer son empreinte environnementale au travers d’une qualité architecturale innovante.

Le secrétariat assure l’ensemble des tâches nécessaires au bon fonctionnement des cinq secteurs du service. Son champ d’activités englobe les ressources humaines, l’accueil et l’orientation du public, la gestion du courrier, le suivi des finances ainsi que la communication interne et externe. Aussi, en votre qualité d’employé·e d’administration, vous collaborez avec tous les secteurs du service et êtes, entre autres, chargé·e des tâches principales suivantes :

• Gérer les locations des salles et des caveaux communaux
• Répondre aux appels téléphoniques et accueillir le public
• Rédiger la correspondance courante, mettre en page et relire divers documents (procès-verbaux, rapport, etc.)
• Traiter le courrier entrant et sortant, ainsi que les courriels de la boîte générique du service
• Actualiser et maintenir à jour diverses bases de données
• Assurer le traitement des factures fournisseurs et autres prestataires de service
• Tenir l’agenda du service, planifier et organiser des séances
• Organiser et coordonner des événements internes, tels que bouquets de chantiers ou inaugurations
• Soutenir le secteur Gérance dans le cadre de son activité
• Contribuer à divers projets et à l’amélioration continue des processus administratifs

Ce poste requiert :

• CFC d’employé·e de commerce
• Expérience de 3 ans minimum dans une fonction similaire, au sein d’un service administratif dans le domaine du bâtiment ou un service technique, une connaissance de la gérance immobilière constitue un atout
• Précision, rigueur et discrétion
• Sens de l'organisation, des responsabilités et de l’accueil
• Capacité à travailler autant de façon autonome qu’en équipe
• Faculté d’adaptation, d’analyse et de synthèse
• Esprit d’initiative et de collaboration
• Excellentes connaissances des outils informatiques courants (MS Office)
• Parfaite maîtrise de la langue française

Cette fonction implique une présence obligatoire les mercredis et vendredis et, pour l’accueil du public, un horaire imposé de 8h00 à 12h00.

Entrée en fonction : de suite ou à convenir pour une durée maximale d’une année.

Tous renseignements complémentaires peuvent être obtenus auprès de Madame Adela Mata, Responsable administrative, au 021 925 52 89.

Votre dossier comprenant une lettre de postulation, votre curriculum vitae, les copies de vos diplômes et de vos certificats de travail, est à nous adresser par jobup.ch.

Seules les offres de services complètes par jobup.ch seront prises en considération.