Deine Mission: Du bist ein absoluter Back-Office-Profi mit Drive?
Ein Organisationstalent, das Prozesse effizient gestaltet und interne Abläufe auf das nächste Level hebt? Dann bist du bei uns genau richtig!
Die ME Group ist schweizweit Marktführer für automatisierte Selbstbedienungslösungen. Als Back Office Manager bist du die zentrale Schnittstelle im Unternehmen und sorgst dafür, dass alle internen Prozesse reibungslos laufen. Du unterstützt dein Team mit cleveren Lösungen, optimierst Abläufe und schaffst damit die Grundlage für unseren Vertriebserfolg.
Aufgaben:
- Datenmanagement und Strukturierung: Sie sind routiniert in der Anwendung von Excel zur Erstellung von Berichten, Auswertungen und Dashboards sowie Pflege von Daten in verschiedenen Applikationen (z.B. Bestell- und Rechnungsmanagement, CRM-Systeme).
- Unterstützung im Pre- und Aftersales: Vereinbarung, Pflege und Nachverfolgung von Terminen, Kundenbestellungen, Aufträgen und Fakturierung von Dienstleistungen. Sie stellen sicher, dass alle Schritte von der Bestellung bis zur Lieferung und darüber hinaus professionell dokumentiert werden. Dazu gehört auch die übersichtliche Archivierung von Verträgen.
- Kundendienst und administrative Aufgaben: Bearbeitung von Kundenanfragen, Reklamationen, Rückerstattungen sowie Koordination von Kundenanliegen. Sie sorgen dafür, dass alle Kundenprozesse reibungslos ablaufen.
- Berichtswesen und Dokumentation: Erstellung von regelmässigen Reports zu Bestellungen, Lieferstatus und Kundenanfragen. Sie dokumentieren und archivieren alle relevanten Informationen präzise und übersichtlich.
- Optimierung von Prozessen: Sie identifizieren Potenziale zur Verbesserung der Datenstruktur und -organisation, um den Arbeitsablauf zu optimieren und die Effizienz im Tagesgeschäft zu steigern.
- Mehrsprachige Kommunikation: Sie kommunizieren sowohl in Französisch als auch in Deutsch (je nach Bedarf) und stellen sicher, dass alle internen und externen Anfragen klar und effizient bearbeitet werden.
Anforderungen:
- Sprachkenntnisse: Fliessende Deutsch- und Französischkenntnisse in Wort und Schrift sind zwingend erforderlich. Italienisch- und Englischkenntnisse sind von Vorteil.
- Excel-Kenntnisse: Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Excel, insbesondere in der Datenanalyse, Pivot-Tabellen, S-Verweisen und der Erstellung von Reports und Dashboards.
- Erfahrung im Kundendienst: Erste Erfahrungen im Kundendienst oder in der Bearbeitung von Pre- und Aftersalesanfragen sind wünschenswert.
- Organisationstalent: Sie verfügen über ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und können Daten sowie Prozesse strukturiert und effizient verwalten.
- Erfahrung mit Applikationen: Erfahrung im Umgang mit CRM-Systemen, Bestellmanagement-Software oder anderen relevanten Tools zur Kundenverwaltung.
- Kommunikationsfähigkeiten: Sie sind serviceorientiert und in der Lage, Kundenanliegen speditiv und freundlich zu bearbeiten.
- Detailorientierung und Genauigkeit: Sie legen grossen Wert auf eine präzise und strukturierte Arbeitsweise.
Wünschenswerte Zusatzqualifikationen:
- Erfahrung mit ERP-Systemen oder weiteren Datenbanklösungen.
- Kenntnisse in der Erstellung von Reports und Datenvisualisierungen mit Power BI oder ähnlichen Tools
Dich erwarte:
- Anspruchsvolle, interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit
- Ein junges, dynamisches herzliches Team
- min. 25 Tage Ferien
- Überdurchschnittliche Sozialleistung