Als Teamleitung Administration & Kundendienst übernimmst Du eine verantwortungsvolle Führungsrolle – mit strategischem Überblick, operativer Steuerung und engem Kontakt zu Eltern, Kitaleitung, Geschäftsleitung, Bereichsleitung, Geschäftspartnern und Marketing. Du sorgst dafür, dass administrative Prozesse effizient laufen und der Kundenservice gegenüber Familien, potenzielle Kunden und Geschäftspartnern professionell, herzlich und zuverlässig ist.
Administration
- Erstellung, Verwaltung und Ablage von Betreuungsverträgen
- Pflege von Datenbanken / Verwaltungssoftware
- Kontrolle und Bearbeitung von Ein- und Austritten (inkl. Kündigungsmanagement)
- Rechnungsstellung von diversen Dienstleistungen
- Bedarfsweise Kommunikation mit Ämtern und Behörden
- Bearbeitung von eingehender Korrespondenz (E-Mail und Korrespondenz)
- Zusammenarbeit mit Kitaleitung, Bereichsleitung
- Bearbeitung von Kreditoren
- Debitorenkontrolle
- Mahnwesen
- Zusammenarbeit mit der Buchhaltung
- Erstellung von Auswertungen für Geschäftsleitung und Bereichsleitung
- Teilnahme an Meetings
- Erstellung von Präsentationen
- Durchführung und Überwachung von Betreibungen
Kundendienst
- Anlaufstelle für Anfragen von Eltern (telefonisch und E-Mail)
- Beratung zu Betreuungsplätzen, Öffnungszeiten, Gebühren etc.
- Aufnahme von potenziellen Kundendaten
- Versand von Elterninformationen, Verträgen, Bescheinigungen und anderen Dokumenten/Unterlagen
- Bearbeitung von Reklamationen oder Anliegen
- Begleitung neuer Familien während des Anmeldeprozesses und Kitastart (administrative Fragen)
- Koordination von Elternbesichtigungen
- Verwaltung und Platzvergabe von Betreuungsplätzen in Abstimmung mit der Kitaleitung
- Erstellung von Auswertungen für Geschäftsleitung, Bereichsleitung und Marketing
- Schnittstelle Bereichsleitung-Marketing-Kundendienst
- Erstellung von Präsentationen
- Durchführung von sensibler Kundenkommunikation (Telefon, E-Mail oder persönlich)
Allgemein
- Durchführung von Mitarbeitergesprächen
- Begleitung und Überwachung von Onboarding-Prozessen bei neuen Mitarbeitern
- Erstellung von Arbeits- und Zwischenzeugnissen
- Überwachung des Arbeitsstundensaldos der Mitarbeiter
Soft Skills & Anforderungen in der Rolle
- Hohe Kommunikationsfähigkeit & Serviceorientierung
- Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise
- Einfühlungsvermögen im Umgang mit Familien
- Verschwiegenheit & professioneller Umgang mit sensiblen Daten
- Eigenständigkeit, Verantwortungsbewusstsein & Teamgeist
- Versierter Umgang mit Microsoft Office Programmen (Outlook, Word und Excel)
- Ausgeprägtes vernetztes Denken
- Ausgeprägte Führungskenntnisse